Современному деловому человеку катастрофически не хватает двух вещей: времени и денег. Более того, время сегодня ценится даже выше материальных благ. Ведь если найти деньги еще возможно, то с поиском свободных минут гораздо сложнее — в сутках всего 24 часа. На самом деле этого вполне достаточно, если научиться правильно распределять имеющееся время. Как поставить часы и минуты себе на службу? Очень просто — с помощью тайм-менеджмента.

Наверное, в жизни каждого из нас были периоды запарки: не готов отчет, который нужно было сдать вчера, почта не просмотрена, важные бумаги остались без ответа, работа не сделана в срок. Хорошо, если такие малоприятные моменты для вас редкость. Однако есть люди, патологически не дружащие со временем. Специалисты называют таких индивидуумов времяголиками. Пожалуй, они есть в любой организации, и отличить их можно по следующему признаку: времяголик крайне напряженно трудится, но при этом ничего не успевает. Он просто не в состоянии приспособиться к жизненному ритму окружающих. Поэтому такие сослуживцы часто задерживаются на работе. Раньше их воспринимали как трудоголиков и ставили в пример, теперь в них видят людей, патологически не умеющих контролировать свое время.

Времязависимость — клинический случай, его лечение — отдельный разговор. Нас гораздо больше интересует такая тема, как неумение людей правильно организовать свое время. Это явление действительно очень широко распространено. В доказательство приведем хотя бы тот факт, что согласно исследованию в нашей стране больше трети служащих приходят на работу позже положенного срока как минимум несколько раз в неделю, а то и ежедневно. Не опаздывает только каждый третий россиянин. В Великобритании никогда не нарушают трудовой режим почти половина сотрудников компаний, раз в месяц позволяет себе задержаться лишь пятая часть персонала. Можно ли из вышесказанного сделать вывод о том, что нам не стоит и пытаться подружиться со временем? Многие из вас вряд ли с этим согласятся, поскольку пунктуальность стала непременным элементом делового этикета, опаздывать на встречи и не выполнять все дела в срок — дурной тон.

Самое интересное, что каждый из нас хотя бы раз в своей жизни (на самом деле гораздо чаще) пытался составлять план рабочего дня. Но, структурируя новый трудовой день, вычленяя важные и второстепенные дела, мы постоянно сталкиваемся с досадными помехами: в хорошо спланированный график вклиниваются срочные просьбы начальства, телефонные звонки, общение с коллегами, перекуры и кофепитие. Согласно статистике человек, работающий в офисе, отвлекается от своих непосредственных обязанностей в среднем раз в восемь минут. В общем и целом мы ежедневно теряем на разные мелочи около двух часов. В итоге доброе начинание загнивает на корню и мы вновь решаем жить без планов и графиков. Но, заметьте, те, кто занимается скрупулезным планированием своей работы, успевают не только сделать все в срок, но и попить кофейку, и пообщаться с коллегами. Отнюдь не потому, что эти педанты мало загружены, просто их четко продуманный распорядок позволяет им управлять своим временем. Вот и давайте учиться у них делать так же.

Time is money

Тайм-менеджмент сегодня считают одной из самых популярных тем, поскольку редко кто откажется научиться рационально использовать свое время. Этим термином называют две разные вещи.

1. Тайм-менеджмент, подразумевающий организацию трудовой деятельности во всей компании.
2. Так называемый личный тайм-менеджмент, направленный на организацию работы и жизни отдельного человека.

Считается, что компании, где служащие занимаются нетворческой деятельностью и должны не проявлять инициативу, а лишь следовать четкой инструкции, прекрасно существуют при тайм-менеджменте первого типа. В случае, когда сотрудники сами принимают решения и берут на себя определенную ответственность, нужен личный тайм-менеджмент. Как показывает практика, налаживать жизнь в новом ритме стоит начинать с самоменеджмента, подразумевающего контроль не только своего рабочего, но и личного времени. Но прежде давайте разберемся, что же мешает нам следовать плану.

По данным аналитиков, проблемы неорганизованных людей в первую очередь вызваны их собственной плохой дисциплиной и восприимчивостью к помехам. Любой внешний раздражитель способен оторвать их от работы, внимание у такого человека главным образом непроизвольное (как у детей). Какие факторы чаще всего отвлекают нас от важных дел? Таковыми эксперты признали телефонные звонки, заглядывающих к нам просто так или по делу коллег, плохой обмен информацией между подразделениями, проблемы с компьютерами, неумение слушать других людей, необходимость исправления прежних ошибок, чрезмерную бюрократию, нерешительность в решении деловых вопросов, стрессы, плохо организованные совещания. На подобные моменты и уходит драгоценное время, причем одни и те же ошибки мы совершаем изо дня в день.

Зная своего врага в лицо, можно начать с ним борьбу. Сразу предупреждаю — дело это долгое, так что за неделю-другую достичь самоорганизации не удастся. Нужно, чтобы планирование и выполнение плана отложились в подсознании.

Корпоративными усилиями

Как подметили специалисты, в успешных фирмах мало кто вспоминает о проблеме организации трудового дня — к тайм-менеджменту руководители обращаются в кризисные моменты, видя в отсутствии контроля времени причину бед компании. Какие методы надо задействовать в этом случае? Минимум, внедряемый поначалу, — введение досок планирования, планингов. Следующий путь — запуск пилотного проекта. Новые подходы отрабатывают на отдельно взятом отделе либо каком-то одном направлении деятельности фирмы. По итогам эксперимента выявляют плюсы и минусы ведения дел по новой методике. К тому же хорошие показатели проекта убедят остальных служащих в правильности подхода к управлению временем. Дополнительным средством убеждения могут стать методы поощрения и наказания, применяемые без проволочек к педантам и времяголикам.

Самый продвинутый шаг — участие в тренинге с приглашением профессионального консультанта. В рамках занятий по тайм-менеджменту, ставших нормой для некоторых организаций, участники обсуждают техники управления временем, типичные ошибки в этой работе, проигрывают различные ситуации. Для топ-менеджеров подобные уроки проводят по индивидуальной программе, а для остальных сотрудников — в массовом порядке. Однако было бы ошибкой ждать, что после таких тренингов дела компании резко улучшатся и она перейдет в разряд успешных. Глобальные проблемы бизнеса тайм-менеджмент не решит.

Начни с себя

Не будем зацикливаться на проблемах компании — каждому из нас интересно, чтобы лично мы были успешными людьми. Вот и начнем применять принципы тайм-менеджмента в своей собственной жизни. Должен оговориться: единых рецептов здесь не существует — любому индивидууму придется выстраивать личную систему правил (довольно простых), основываясь на общих постулатах. А они таковы.

1. Планирование — вещь обязательная, но речь не идет о жестком прогнозировании. Подходите к составлению программы более гибко, отдавая себе отчет в том, что часть дня неизбежно придется потратить на не относящиеся к основным обязанностям вещи. Специалисты в области тайм-менеджемента рекомендуют планировать не более 60% рабочего времени, оставляя оставшиеся 40% в резерве на безотлагательные дела. Продумайте заранее, что может вас отвлечь, и включите подобные мелочи, отнимающие до 15% вашего рабочего времени, в график. Если подобные потери будут предусмотрены, вы перестанете паниковать из-за форс-мажора, задержек, просьб руководства. Проанализировав, что именно входит в понятие «поглотители» времени, постарайтесь избегать этих факторов. Безусловно, получив новую задачу от босса, трудно сказать «нет». И не надо. Для этой ситуации еще до вас выработана дающая результаты стратегия. Во-первых, все поступающие распоряжения фильтруйте. Поймите, насколько важна адресованная вам просьба и насколько срочно эту задачу нужно решить. Если она действительно значима, не стоит сразу сообщать начальству о своей занятости — первую просьбу шефа лучше выполнить. Но если «заказы» продолжают поступать, пора идти к начальству для серьезного разговора. Вооружитесь аргументами, согласуйте с руководством очередность порученных вам дел. Итогом такого шага может стать назначение вам помощника либо передача части задач другим специалистам.

2. Планируя трудовой день, распределите дела, которыми вы собираетесь заниматься, по степени их важности, составив некую пирамиду. Если нужно, выделите ее важные уровни цветом. Вот с приоритетных задач и начинайте действовать. В течение дня может понадобиться перераспределить акценты с учетом поступающих распоряжений — это также нужно сделать взвешенно, спокойно дополнив уровни пирамиды и продолжая работать в том же темпе. Вечером подведите итоги и пометьте, с чего следует начать следующий день.

3. Если задача, поставленная перед вами, слишком глобальна и результаты вашей деятельности будут незаметны неделями, разделите ее на ряд подзадач и выполняйте работу этап за этапом небольшими порциями. Вам будет приятно сознавать, что вы уже сделали четверть запланированного или половину, или три четверти. После завершения очередного этапа вознаградите себя.

4. Если вы проанализируете дела, которыми занимаетесь в течение дня, то заметите, что среди них есть однотипные. Попробуйте сгруппировать их так, чтобы сделать все разом и не настраиваться каждый раз на один и тот же процесс. В таком случае не придется тратить драгоценные минуты на переключение с одного вида деятельности на другой. Подсчитано, что такая группировка сокращает время работы примерно втрое.

5. В любой работе есть приятные и малопривлекательные моменты. Можно руководствоваться давным-давно придуманным правилом: если требуется сделать несколько дел, начните с самого неприятного, чтобы больше к нему не возвращаться. Если же оно вовсе вам не по душе, постарайтесь, если возможно, обменяться им с коллегой либо пообещайте себе какое-нибудь вознаграждение за труды. Однако есть люди, стремящиеся переделать кучу дел, прежде чем приступить к самому большому или не вызывающему энтузиазма. Что ж, и такая система действенна. Ставя перед собой шесть задач на день и выполнив в первой половине дня четыре простых, вы обрадуетесь тому, что большая часть пути пройдена и осталось чуть-чуть.

6. Реально оценивайте свои силы. Если вам кажется, что выполните работу за день, а объективно на нее требуется не меньше пары дней, кто виноват, что вы не уложились в стахановский график? Никто. Соответственно, сразу закладывайте объективный срок на выполнение задачи, прибавив к нему еще несколько часов в зависимости от сложности дела.

7. Займитесь расчисткой завалов. Никто не требует от вас идеального порядка на столе и в документах. Достаточно просто периодически выбрасывать неважные бумаги, создавать тематические архивы, отвечать на давнишние письма. Поверьте: отложенные до лучших времен бумаги не понадобятся вам никогда, поэтому учитесь быстро принимать решение об их судьбе, бегло просматривая поступающую к вам информацию.

8. Сложно сразу научиться не отвлекаться на посторонние раздражители. Настройте для себя специальный таймер, который будет возвращать вас к запланированной работе. Постепенно вы осознаете, что в нем уже нет нужды, поскольку сами начнете периодически задаваться вопросом: «А тем ли я занимаюсь, чем должен в настоящий момент?»

9. При планировании исходите из своих личностных особенностей. Подумайте, какие инструменты тайм-менеджмента подойдут именно вам, и оперируйте ими, не воспринимая вышеизложенные принципы как эталон. Продумайте заранее, в какой период трудового дня вы лучше всего концентрируетесь, и намечайте на эти часы самые важные и сложные дела. Если нужно, создайте собственную методику и руководствуйтесь ею.

Напоследок немного успокою вас: мало кто умеет управлять собой в совершенстве. Просто одни люди делают это лучше, а другие — хуже. Если вы абсолютно неорганизованный человек, принципы тайм-менеджмента помогут вам быстрее справляться со своей работой и более четко строить свою жизн

Рекомендую к прочтению:

• Бизнес во время кризиса
• Где деньги лежат, и что такое брендинг?
• Украина – где взять деньги на выборы
• Сбережения во время кризиса
• HR во время кризиса
• Слияния во время кризиса
• Настало время купить бизнес
• Государство во время кризиса
• Маркетинг во время кризиса
• Sommersby Business School™ – настало время профессионалов