6

Окт

Время – деньги

Янв 24 2008 Менеджмент

Время - деньгиСовременному деловому человеку катастрофически не хватает двух вещей: времени и денег. Более того, время сегодня ценится даже выше материальных благ. Ведь если найти деньги еще возможно, то с поиском свободных минут гораздо сложнее — в сутках всего 24 часа. На самом деле этого вполне достаточно, если научиться правильно распределять имеющееся время. Как поставить часы и минуты себе на службу? Очень просто — с помощью тайм-менеджмента.

Наверное, в жизни каждого из нас были периоды запарки: не готов отчет, который нужно было сдать вчера, почта не просмотрена, важные бумаги остались без ответа, работа не сделана в срок. Хорошо, если такие малоприятные моменты для вас редкость. Однако есть люди, патологически не дружащие со временем. Специалисты называют таких индивидуумов времяголиками. Пожалуй, они есть в любой организации, и отличить их можно по следующему признаку: времяголик крайне напряженно трудится, но при этом ничего не успевает. Он просто не в состоянии приспособиться к жизненному ритму окружающих. Поэтому такие сослуживцы часто задерживаются на работе. Раньше их воспринимали как трудоголиков и ставили в пример, теперь в них видят людей, патологически не умеющих контролировать свое время.

Времязависимость — клинический случай, его лечение — отдельный разговор. Нас гораздо больше интересует такая тема, как неумение людей правильно организовать свое время. Это явление действительно очень широко распространено. В доказательство приведем хотя бы тот факт, что согласно исследованию в нашей стране больше трети служащих приходят на работу позже положенного срока как минимум несколько раз в неделю, а то и ежедневно. Не опаздывает только каждый третий россиянин. В Великобритании никогда не нарушают трудовой режим почти половина сотрудников компаний, раз в месяц позволяет себе задержаться лишь пятая часть персонала. Можно ли из вышесказанного сделать вывод о том, что нам не стоит и пытаться подружиться со временем? Многие из вас вряд ли с этим согласятся, поскольку пунктуальность стала непременным элементом делового этикета, опаздывать на встречи и не выполнять все дела в срок — дурной тон.

Самое интересное, что каждый из нас хотя бы раз в своей жизни (на самом деле гораздо чаще) пытался составлять план рабочего дня. Но, структурируя новый трудовой день, вычленяя важные и второстепенные дела, мы постоянно сталкиваемся с досадными помехами: в хорошо спланированный график вклиниваются срочные просьбы начальства, телефонные звонки, общение с коллегами, перекуры и кофепитие. Согласно статистике человек, работающий в офисе, отвлекается от своих непосредственных обязанностей в среднем раз в восемь минут. В общем и целом мы ежедневно теряем на разные мелочи около двух часов. В итоге доброе начинание загнивает на корню и мы вновь решаем жить без планов и графиков. Но, заметьте, те, кто занимается скрупулезным планированием своей работы, успевают не только сделать все в срок, но и попить кофейку, и пообщаться с коллегами. Отнюдь не потому, что эти педанты мало загружены, просто их четко продуманный распорядок позволяет им управлять своим временем. Вот и давайте учиться у них делать так же.

Time is money

Тайм-менеджмент сегодня считают одной из самых популярных тем, поскольку редко кто откажется научиться рационально использовать свое время. Этим термином называют две разные вещи.

1. Тайм-менеджмент, подразумевающий организацию трудовой деятельности во всей компании.
2. Так называемый личный тайм-менеджмент, направленный на организацию работы и жизни отдельного человека.

Считается, что компании, где служащие занимаются нетворческой деятельностью и должны не проявлять инициативу, а лишь следовать четкой инструкции, прекрасно существуют при тайм-менеджменте первого типа. В случае, когда сотрудники сами принимают решения и берут на себя определенную ответственность, нужен личный тайм-менеджмент. Как показывает практика, налаживать жизнь в новом ритме стоит начинать с самоменеджмента, подразумевающего контроль не только своего рабочего, но и личного времени. Но прежде давайте разберемся, что же мешает нам следовать плану.

По данным аналитиков, проблемы неорганизованных людей в первую очередь вызваны их собственной плохой дисциплиной и восприимчивостью к помехам. Любой внешний раздражитель способен оторвать их от работы, внимание у такого человека главным образом непроизвольное (как у детей). Какие факторы чаще всего отвлекают нас от важных дел? Таковыми эксперты признали телефонные звонки, заглядывающих к нам просто так или по делу коллег, плохой обмен информацией между подразделениями, проблемы с компьютерами, неумение слушать других людей, необходимость исправления прежних ошибок, чрезмерную бюрократию, нерешительность в решении деловых вопросов, стрессы, плохо организованные совещания. На подобные моменты и уходит драгоценное время, причем одни и те же ошибки мы совершаем изо дня в день.

Зная своего врага в лицо, можно начать с ним борьбу. Сразу предупреждаю — дело это долгое, так что за неделю-другую достичь самоорганизации не удастся. Нужно, чтобы планирование и выполнение плана отложились в подсознании.

Корпоративными усилиями

Как подметили специалисты, в успешных фирмах мало кто вспоминает о проблеме организации трудового дня — к тайм-менеджменту руководители обращаются в кризисные моменты, видя в отсутствии контроля времени причину бед компании. Какие методы надо задействовать в этом случае? Минимум, внедряемый поначалу, — введение досок планирования, планингов. Следующий путь — запуск пилотного проекта. Новые подходы отрабатывают на отдельно взятом отделе либо каком-то одном направлении деятельности фирмы. По итогам эксперимента выявляют плюсы и минусы ведения дел по новой методике. К тому же хорошие показатели проекта убедят остальных служащих в правильности подхода к управлению временем. Дополнительным средством убеждения могут стать методы поощрения и наказания, применяемые без проволочек к педантам и времяголикам.

Самый продвинутый шаг — участие в тренинге с приглашением профессионального консультанта. В рамках занятий по тайм-менеджменту, ставших нормой для некоторых организаций, участники обсуждают техники управления временем, типичные ошибки в этой работе, проигрывают различные ситуации. Для топ-менеджеров подобные уроки проводят по индивидуальной программе, а для остальных сотрудников — в массовом порядке. Однако было бы ошибкой ждать, что после таких тренингов дела компании резко улучшатся и она перейдет в разряд успешных. Глобальные проблемы бизнеса тайм-менеджмент не решит.

Начни с себя

Не будем зацикливаться на проблемах компании — каждому из нас интересно, чтобы лично мы были успешными людьми. Вот и начнем применять принципы тайм-менеджмента в своей собственной жизни. Должен оговориться: единых рецептов здесь не существует — любому индивидууму придется выстраивать личную систему правил (довольно простых), основываясь на общих постулатах. А они таковы.

1. Планирование — вещь обязательная, но речь не идет о жестком прогнозировании. Подходите к составлению программы более гибко, отдавая себе отчет в том, что часть дня неизбежно придется потратить на не относящиеся к основным обязанностям вещи. Специалисты в области тайм-менеджемента рекомендуют планировать не более 60% рабочего времени, оставляя оставшиеся 40% в резерве на безотлагательные дела. Продумайте заранее, что может вас отвлечь, и включите подобные мелочи, отнимающие до 15% вашего рабочего времени, в график. Если подобные потери будут предусмотрены, вы перестанете паниковать из-за форс-мажора, задержек, просьб руководства. Проанализировав, что именно входит в понятие «поглотители» времени, постарайтесь избегать этих факторов. Безусловно, получив новую задачу от босса, трудно сказать «нет». И не надо. Для этой ситуации еще до вас выработана дающая результаты стратегия. Во-первых, все поступающие распоряжения фильтруйте. Поймите, насколько важна адресованная вам просьба и насколько срочно эту задачу нужно решить. Если она действительно значима, не стоит сразу сообщать начальству о своей занятости — первую просьбу шефа лучше выполнить. Но если «заказы» продолжают поступать, пора идти к начальству для серьезного разговора. Вооружитесь аргументами, согласуйте с руководством очередность порученных вам дел. Итогом такого шага может стать назначение вам помощника либо передача части задач другим специалистам.

2. Планируя трудовой день, распределите дела, которыми вы собираетесь заниматься, по степени их важности, составив некую пирамиду. Если нужно, выделите ее важные уровни цветом. Вот с приоритетных задач и начинайте действовать. В течение дня может понадобиться перераспределить акценты с учетом поступающих распоряжений — это также нужно сделать взвешенно, спокойно дополнив уровни пирамиды и продолжая работать в том же темпе. Вечером подведите итоги и пометьте, с чего следует начать следующий день.

3. Если задача, поставленная перед вами, слишком глобальна и результаты вашей деятельности будут незаметны неделями, разделите ее на ряд подзадач и выполняйте работу этап за этапом небольшими порциями. Вам будет приятно сознавать, что вы уже сделали четверть запланированного или половину, или три четверти. После завершения очередного этапа вознаградите себя.

4. Если вы проанализируете дела, которыми занимаетесь в течение дня, то заметите, что среди них есть однотипные. Попробуйте сгруппировать их так, чтобы сделать все разом и не настраиваться каждый раз на один и тот же процесс. В таком случае не придется тратить драгоценные минуты на переключение с одного вида деятельности на другой. Подсчитано, что такая группировка сокращает время работы примерно втрое.

5. В любой работе есть приятные и малопривлекательные моменты. Можно руководствоваться давным-давно придуманным правилом: если требуется сделать несколько дел, начните с самого неприятного, чтобы больше к нему не возвращаться. Если же оно вовсе вам не по душе, постарайтесь, если возможно, обменяться им с коллегой либо пообещайте себе какое-нибудь вознаграждение за труды. Однако есть люди, стремящиеся переделать кучу дел, прежде чем приступить к самому большому или не вызывающему энтузиазма. Что ж, и такая система действенна. Ставя перед собой шесть задач на день и выполнив в первой половине дня четыре простых, вы обрадуетесь тому, что большая часть пути пройдена и осталось чуть-чуть.

6. Реально оценивайте свои силы. Если вам кажется, что выполните работу за день, а объективно на нее требуется не меньше пары дней, кто виноват, что вы не уложились в стахановский график? Никто. Соответственно, сразу закладывайте объективный срок на выполнение задачи, прибавив к нему еще несколько часов в зависимости от сложности дела.

7. Займитесь расчисткой завалов. Никто не требует от вас идеального порядка на столе и в документах. Достаточно просто периодически выбрасывать неважные бумаги, создавать тематические архивы, отвечать на давнишние письма. Поверьте: отложенные до лучших времен бумаги не понадобятся вам никогда, поэтому учитесь быстро принимать решение об их судьбе, бегло просматривая поступающую к вам информацию.

8. Сложно сразу научиться не отвлекаться на посторонние раздражители. Настройте для себя специальный таймер, который будет возвращать вас к запланированной работе. Постепенно вы осознаете, что в нем уже нет нужды, поскольку сами начнете периодически задаваться вопросом: «А тем ли я занимаюсь, чем должен в настоящий момент?»

9. При планировании исходите из своих личностных особенностей. Подумайте, какие инструменты тайм-менеджмента подойдут именно вам, и оперируйте ими, не воспринимая вышеизложенные принципы как эталон. Продумайте заранее, в какой период трудового дня вы лучше всего концентрируетесь, и намечайте на эти часы самые важные и сложные дела. Если нужно, создайте собственную методику и руководствуйтесь ею.

Напоследок немного успокою вас: мало кто умеет управлять собой в совершенстве. Просто одни люди делают это лучше, а другие — хуже. Если вы абсолютно неорганизованный человек, принципы тайм-менеджмента помогут вам быстрее справляться со своей работой и более четко строить свою жизн

Рекомендую к прочтению:

Комментариев: 33

Комментировать
  • 24 Янв 2008 в 11:19

    внимание у такого человека главным образом непроизвольное (как у детей).

    взрослого здорового человека внимание – жестко держит рамку “дела”

  • 24 Янв 2008 в 23:57

    Стен, посоветуй хорошую книгу по тайм-менеджменту самого себя)
    Ты, в принципе, кратко все рассказал. Но хочу “пожевать” эту темку

  • 25 Янв 2008 в 1:16

    Ну вот реально из тех что могу посоветовать это “Организация времени. 2-е изд.” Архангельский Г. А.
    Больше ничего путного не знаю.

  • 25 Янв 2008 в 2:54

    От себя могу порекомендовать книги Брайана Трейси! Отличный автор!

  • 25 Янв 2008 в 12:08

    Вот по честному – читала Архангельского, года три назад. Поняла что практически все что можно было сделать для самоорганизации – уже сделано и без этого. А времени все равно ни на что не хватает :) Хочу всего и много, знать бы когда все это успевать (причем это относится не только к работе, но и к жизни за пределами работы). Если есть у кого то рекомендации по хорошей литературе кроме Архангельского – делитесь, пожалуйста !!

  • 25 Янв 2008 в 19:07

    Да, в наше вревя эта фраза как раз кстати!

  • 26 Янв 2008 в 14:14

    Я представляю как будут ненавидит тайм-менеджера в какой-нить канторе или среднем офисе, где работают простые обычные люди, которые ну очень не любят, когда им говорят как работать, сколько и чего не делать :)

  • 26 Янв 2008 в 15:26

    2Параноик: Я считаю, что люди, которые не любят когда им говорят как работать и т.д. должны работать президентами и гшенеральными директорами компаний. А если они таковыми не являются то пускай подчиняются правилам, иначе на их место придет не менее прекрасный специалист…

    2Наташа: Самоорганизации не научишь по книжкам. Более того, Я привел книгу Архангельского как основу для персонального тайм-менеджмента. То есть если не знаешь с чего начать, но очень хочется, то вот тебе книжечка.
    Но вы правы, там нет ничего сверхествественного :)

  • 28 Янв 2008 в 10:15

    Глубокоуважаемый Параноик ! У меня как то все время получалась работать в организациях, где рабочий график плотен ровно настолько, что всегда любая возможность его разгрузить за счет правильной организации своего рабочего времени воспринималась на “Ура”. Нам никто ничего не приказывал, к нам приходил человек и говорил – “А я вот для себя лично придумал делать так то – и ведь клево, помогает”. Принудиловкой в этом месте ничего не решишь – согласна. Но у нас как то все время работали люди сознательные.
    Опять же, последние несколько лет я по большей части занимаюсь рациональным использованием времени другими людьми – вроде ничего, жива, не наблюдаю жгучей ненависти в свой адрес – у нас просто процесс производства выстроен таким образом что это все воспринимается абсолютно естественно.

  • 28 Янв 2008 в 16:24

    А у нас в компании построена четкая система тайм-менеджмента, которая позволяет не сидеть в офисе и заниматься преподавательской деятельностью…
    И снова же, все проекты всегда(!!!) сдаются вовремя и на семью не забивается, а время сходить в клуб или побаловаться на бильярде всегда есть…

  • 28 Янв 2008 в 18:46

    я прочитал Бодо Шефер – Искусство управлять своим временем Да есть неплохие заметки.

  • 30 Янв 2008 в 4:36

    Может посоветуете хорошую книжку по тайм-менеджменту? Заранее благодарен.

  • 31 Янв 2008 в 22:46

    Толковая статья, спасибо Стен. Многое вспомнил, на что давным-давно забил. А теперь смотрю на рабочее время и вижу, что нихрена не успеваю. Вроде бы многое планирую на день но не делаю, а к вечеру устаю как лошадь. И куда время девается…

    Достану-ка я старый блокнот и свой дневничок. Начну тайм-менеджмить :)
    Тут нужно понять, что для полноценного результата требуется как минимум месяц практики.
    Спасибо.

  • 31 Янв 2008 в 23:37

    Всегда рад быть полезным… :)
    У меня частенько приходят идеи написать о тайм-менеджменте, но столько всего написано, что думаешь6 а может быть и ну его… А вот написал и рад, что написал, наконец-то :):)

  • 1 Фев 2008 в 12:37

    Скачала Брайана Трейси все, что попалось в электронном виде, распечатала, вникаю ( ура офисным принтерам, терпеть не могу читать с монитора) :) Читается довольно легко (особенно в сравнении с Архангельским)
    Трейси кстати много ссылается на С.Кови и кучу других авторов, у него больше такие конспективные вещи, кратенько все.

  • 3 Фев 2008 в 19:47

    Если определить для себя главное и второстепенное и тратить основное время на главное то вполне можно справится со своими задачами

  • 5 Фев 2008 в 3:00

    А вам не кажется, что читать забугорных людей, рассказывающих о правильном поведении себя с народом глупо, ведь это, чаще всего, не действует на менталитет славянского человека.

  • 5 Фев 2008 в 3:42

    Опять менталитет… Да кто Вам сказал такое вредное слово “менталитет”? В Европе маркетингу порядка 130 лет. В России порядка 17…

    Ни одно российская маркетинговая или рекламная компания не создала более менее конкурентного бренда… всегда прибегали к помощи “забугорных людей”.

    Просто, уважаемый турист, вы не знаете, что такое маркетинг :):)

  • 6 Фев 2008 в 9:47

    Ну прям не знаю что и делать где книги скачать?по тайм-менеджменту ? киньте ссылки народ!

  • 6 Фев 2008 в 10:12

    Тут

    Тут-2

  • 6 Фев 2008 в 10:14

    А не проще ли загуглить? :) “Книги по тайм-менеджменту” – вам в помощь :)

  • 6 Фев 2008 в 11:35

    1) в помощь :)) Браян Трейси
    2) Я лично качала тут :
    http://www.koob.ru/shefer_bodo/
    http://www.koob.ru/Tracy/

  • 6 Фев 2008 в 11:37

    А вообще есть 2 универсальных места где можно найти все – яндекс/гугл и википедия. Очень помогает не задавать лишних вопросов :)

  • 6 Фев 2008 в 12:20

    Наверное, Михаилу нужно было ссылочку поставить :) Так поаплодируем ему за это :):)
    Браво :)

  • 6 Фев 2008 в 20:50

    Тема хорошая, но не хватает статей на неё. Не посоветуете где можно побольше почитать ?

  • 8 Фев 2008 в 13:10

    Ребята!!! хочу поделится… Наткнулась на новую книгу Кови “Главное внимание главным вещам: жить, любить, учиться и оставить наследие”. http://www.ozon.ru/context/detail/id/3551847/ – там есть несколько страниц почитать. Пошла в тот же день купила… Уже целую неделю размышляю над этой книгой. Это… это… совершенно другая парадигма управления временем, скорее даже персонального лидерства. Прямо чувствую, что в моей жизни стали происходить перемены к лучшему, потому что стала думать и действовать по-другому. В общем, всем рекомендую почитать. Ее так не пересказать и над ней надо работать. Но точно знаю – никого не оставит равнодушным. :))))

  • 17 Фев 2008 в 0:00

    Как жалко что в сутках 24 часа ) я бы больше успевал сделать денег :shock:

  • 17 Фев 2008 в 0:11

    Но можно ведь не спать… :) И тогда в сутках реально будет 24 часа :)

  • 18 Фев 2008 в 15:03

    >> Но можно ведь не спать… И тогда в сутках реально будет 24 часа

    Не спать хорошо пока ты в студентах. Или если ты не обремененный детьми / домашними заботами человек. Лично мое “не спать” очень быстро иссякло после появления семьи / ребенка – все, теперь и спать хочется всегда и везде и времени ни на что не хватает :)

  • 18 Фев 2008 в 15:36

    Ну вот :) так что в сутках далеко не 24 часа :)
    У меня вот нет семьи, да и то временеми не хватает… Просто не люблю напрягать собой кого-то, все люблю делать сам :( Даже посуду мою и кушать готовлю сам :)

  • 19 Фев 2008 в 19:56

    :mrgreen: да времени у меня в обрез так что напишу мало ))) делайте деньги и всё нормально было ,главное что бы было интересно

  • 12 Авг 2008 в 15:31

    Очень интересный блог!
    Времени не хватает катастрофически, порой даже на работу.
    Полагаю, задача стоит в точной расстановке приоритетов.Ибо всех денег не заработать(даже при условии работы 25 часов сутки.Проблема не в организованности на самом деле, проблема в отсутствии возможности делегирования. И самое главное- ДАвайте работать ради жизни, а не жить ради работы!!!

  • 12 Ноя 2008 в 17:16

    Важно!

    Следует добавить о том, что есть люди и индивидумы, которые как раз ВЫСОКОЭФФЕКТИВНО работают только лишь в условиях с ограничием времени.

    и я абсолютно уверен, что в России их значительно больше, чем в Великобритании.
    …Поэтому и опаздывают.

Комментируйте

Все поля являются обязательными

Мы можем помочь.

Вы считаете, что Ваш проект будет интересен нам? .