Как часто сообщения по электронной почте остаются без ответа! Кажется иногда, что переписка по электронной почте - вообще пустая трата времени. На самом же деле, email переписка может быть эффективным средством общения, которое позволяет сэкономить время и в каком-то смысле деньги (когда речь идет об общении с людьми из разных стран).
Для того чтобы добиться большей эффективности от общения по электронной почте, предлагаю воспользоваться следующими советами:
Прежде чем что-то писать, хорошо обдумайте текст письма. Электронное послание должно быть ясным и понятным, а главное, не перегруженным ненужной информацией. Помните, что скорость, которую дает нам Интернет в пересылке информации, - это не главное. Всегда важнее само содержание и умение ценить чужое время.
Отдавайте отчет тому, что вы пишите и в какой форме. Помните о том, что отрицать вы можете лишь слова, но не зафиксированную в том или ином виде информацию. По этой причине будьте «политкорректны» по отношению к тому человеку, кому пишите, дабы затем не жалеть.
Если вы высылаете по электронной почте какое-либо приложение, обязательно информируйте об этом адресата кратким сопроводительным письмом. Не стоит пересылать файлы в приложениях без какой-либо краткой информации о самом приложении, поскольку такое письмо очень часто может быть воспринято как спам либо вложение с вирусами.
Всегда указывайте тему сообщения. Не посылайте по электронной почте писем без темы. Во-первых, такие письма очень легко проглядеть при проверке почты, во-вторых, они чаще всего могут быть восприняты как спам.
Не отчитывайте никого по электронной почте, поскольку считается, такой метод еще больше усугубляет ситуацию (еще более теряется контроль над людьми, которых отчитывают).
Никогда не пишите полностью все электронное послание большими буквами.
Помните, что ваше стремление придать важность всему сообщению сразу, выделив абсолютно все большими буквами, неоправданно. В таком случае, вас «собеседник» рискует так и не понять самого важного.
Обязательно проверяйте ваши сообщения на наличие ошибок!!! Помните о том, что безграмотность также способствует созданию вашего имиджа. Чем он хуже, тем менее эффективна будет ваша переписка по электронной почте.
На письма с ошибками отвечать хочется меньше.
Помните о том, что переписка по электронной почте периодически просматривается руководством на многих предприятиях. По этой причине не стоит писать на личные темы, если вам не хочется затем краснеть перед руководством, когда вам будут задаваться вопросы на тему личной переписки.
Никогда не добавляйте в конец письма занудную речевку типа: «Если это письмо попало вам по ошибке…»! Если оно и попало, то по вашей ошибке.
Всегда разделяйте абзацы пустой строкой, не используйте отступы и не вставляйте картинки в деловые письма. Письмо всегда должно быть черным по белому, ну… или синим по белому если это ответ.
Всегда подписывайте письмо не простым «Целую в щечки», а что-то типа:
С почтением,
Стенли Соммерсби
Президент
Консалтинговая компания Стенли Соммерсби
www.sommersby.ru
email@sommersby.ru
+7 495 752-70-08
Адресату должны быть известны координаты написавшего для различных способов коммуникации. Впишите ICQ или Skype если у вас есть. Если ваша компания используется систему сертификации email сообщений, обязательно прикрепляйте сертификат – получатель сразу поймет, что под каждым словом «подписываются».
Не пишите большой текст в теле письма. Чаще всего такой текст попадет в спам и будет прочитан очень не скоро, если вообще будет прочитан. Пишите свои поэмы на фирменном бланке и вкладывайте его в письмо – эффект потрясающий (сам проверяю каждый день).
И наконец, не используйте З.Ы. и P.S. 
Пишите все сразу без намеков класса «Ой только вспомнил…» После подписи ничего не должно идти.
Вот такие простые на первый взгляд правила которые соблюдают, дай бог, 20% менеджеров ведущих активную переписку с клиентами.
Популярность: 19%
Еще абзац должен быть в 3-7 строк.
Еще мысли по теме читай тут:
Да-да… Ты прав.
Прочел твою статью - очень хорошо
Стен, я родился в стране, котороя осталась только в памяти людей. Рос в Казахстане, взрослел в Сибири. Я привык сначало писать фамилию, потом имя. С чем это связано я понимаю. Там был другой подход к семье (”практически русские диаспоры”).
Это не нарушение правил, это Выделение из массы. Действие на подсознание. Думаю каждому стоит проработать свои простые фишки в подписи и тексте письма. Свой стиль и своя неповторимая харизма, при длительном общении, смогут выделить Вас из массы. Главное ненавязчиво и в пределах допустимого.
Кроме этого, немного обширнее данной темы, стоит смотреть и комментировать блог(и) Вашего собеседника. Это увеличит email-коммуникацию, принесет много нового опыта и, как следствие, Вашу маржу.
А вставлять подпись в ответ помойму не обязательно…
Иначе переписка будет на 30% состоять из подобный “рекламных” подписей.
Ага, особенно если это 10-ое письмо в переписке. Но если с мобильного, и подпись ставит автоматом, то уже ничего не изменишь
Калинка - вы правы, но только от части. Для ответов должна быть упрошенная форма. Так как не стоит заставлять собеседника листать несколько страниц вниз чтобы найти ваш телефон.
К тому же, некоторые люди, к примеру, я, удаляют старое сообщение и оставляют только текст на который дается ответ.
Дима, ты и прав и готов тебя немножко оспорить.
Дело в том, что что сначала должно идти имя, так как к человеку обращаются по имени. Еще, потому что в некоторых системах типа BAT при ответе после слова “Здравствуйте” автоматически вставляется ИМЯ респондента.
Не в менталитете или привычках дело, дело в простоте коммуникации и универсификации обращения.
Мы провели достаточно много исследований типа фокус-группа на эту тему, собственно из-за чего и готов говорить что именно так правильно.
А мне милее серду так как я пишу, но что поделаешь, придется исправлять в подиси emaila
Да можешь не исправлять, тут как говориться дело личное :):)
Я могу только порекомендовать
Стенли. спасибо за интересную статью.
Кстати, я подписываюсь так же, как и Слюсарев Дмитрий и все те, кому я пишу, просто уже привыкли к этому.
С уважением к автору и комментаторам
Груздев Михаил
Пишите свои поэмы на фирменном бланке и вкладывайте его в письмо – эффект потрясающий (сам проверяю каждый день).
Потрясение обычно выглядит как чертыхание, ибо приходится открывать ещё одно приложение. Особенно это эффектно, если компьютер из разряда “стандартной конфигурации имени IT-департамента”
Наблюдаю в больших компаниях с десяток лет.
Когда текста несколько страниц, то многие люди не читают с монитора, а предпочитают распечатывать. Статистика кажет, что порядка 85% людей читай комм. предложения любовные письма и длительную переписку в распечатанной форме.
Так почему бы не привнести в ее элемент брендинга?!
А Word или Acrobat везде есть.
мИХАИЛ, суть проста -
Когда вы звоните по телефону вы сначала представляетесь или говорите суть звонка? Я думаю сначала представляетесь. Так вот и тут та же тема… о снова же, правила создаются для того чтобы их нарушать
Потрясающе!
Я давно искала для себя что-то подобное вашему блогу, но то что я нашла- потрясло меня!!! Огромное спасибо за все статьи, читаю с удовольствием.
По теме - наша фирма использует программу где созданы шаблоны, и каждый шаблон идет сразу на фирменном бланке уже в самом письме, а не во вложении. Очень удобно и престижно)
Дарья, очень скоро Вас еще больше потрясет . Из названия должно быть понятно, зачем он создается
.
. Автор тот же что и у бизнес-блога Дижон.
Открою тайну
Даша, Дима - спасибо большое за теплые отзывы.
Постараюсь объяснить почему Дижон так нравится: Мы очень долго придумывали для своих клиентов корпоративные блоги. И когда появилось немного времени для себя мы и создали Дижон. Текущая версия, это версия №4. Статьи кочуют с одной версии в другую, Скажу честно дизайн и оформление для этой версии я придумал сам. Собственно и сделал все сам. Мне очень нравится. Статьи пишу тоже сам, иногда помогают сотрудники. Но суть в том, что я никогда не хотел превращать Дижон в стандартный корпоративный блог.
Для меня Дижон это как книга. Только если книгу написал и все, то свой блог можно пополнять общаться с читателями и т.д.
Как раз по этой причине мы никогда и не будем выпускать некую печатную “книженку”.
Что касается BrainBlog, да действительно это наш проект, от начала и до конца. Мы попытались выстроить этот проект таким образом, чтобы в нем было комфортно всем без исключения, чтобы люди могли зарабатывать на собственных знаниях и не суть важно в какой области позиционируется человек.
В общем и целом, мы всегда были революционерами и в этом случае мы считаем, что продолжаем следовать своим идеалам.
Я не обещаю, что мой блог на ББешке будет столь же интересен как тут, там он будет больше за жизнь. Там я расскажу о себе и своей другой жизни, жизни психолога и обыкновенного человека. Собственно так
Еще раз спасибо за теплые отзывы…
Даша, немного не понял как это.
Толи я не могу себе это представить, толи я просто не встречался с такой темой… Если не заломает можете мне прислать пример вашего исполнения?
Опять же, это ваше виденье, уважаемый Соммерсби, сгенерированное вашим характером и факторами, повлиявшими на его формирование, а другой человек, прочтя ваши наставления, найдет те, что будут идти в разрез его мировозрению… все так относительно…
Не стоит фамильярничать, уважаемый Вред.
Моя любимая поговорка звучит так: У каждого должен быть выбор.
И получая деньги, знания, методики, стандарты каждый делает для себя выбор - пойти по протореной дорожке, или протоптать свою собственную.
Я не навязываю свое мнение, я всего-лишь информирую о нем, а делать так как я или делать по другому в этом и заключается выбор.
Нет ничего более относительного чем мнение, и нет ничего более постоянного чем что-то временное.
Верно?
Ничего себе, у народа тут дебаты ужа начались
Всегда был против, когда говорили, что самое постоянное в мире - это временное! Звучит в стиле буддистов, а я их не люблю…
Цивик - это ведь женское имя, Да?
Дело в том, уважаемый Цивик, что это правда… Все говорят: Потерпи немного это временное…
И это временное затягивается и затягивается, превращаясь в постоянное…
Мораль Жизни!!!
Всем привет!
Еще 10 современных принципов делового поведения тут:
Буду рад Вашим коментариям.
У многих людей есть дурная манера делать вложения с файлами с изображением логотипа их компании. Довольно вредная привычка
Нет, это не вложение, это настройки email клиента.
А если у вас сообщение отображает как plain text то тут и появляются всякие вложения. Но в любом случае это не правильно
С вами согласен
Allegra beck healthy….
Allegra hicks fabric. Allegra d 240 mg. Allegra-d. Allegra. Allegra r andreoli. Allegra side effects. Goodyear tires allegra….